BAB VIII KOMUNIKAS MENULIS (BERBAGAI JENIS SURAT)

BAB VIII

KOMUNIKAS MENULIS (BERBAGAI JENIS SURAT)

A.    PENGERTIAN SURAT

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Surat juga dapat diartikan salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain baik secara perorangan atau organisasi (kelompok).

Fungsinya mencakup lima hal yaitu saran pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, dan pedoman kerja, sebagai wakil penulis, sebagai penghemat waktu dan biaya dan sebagai curahan hati seseorang. Pada umumnya di butuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengirim.

Sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis, surat mempunyai unsur yang terlibat di dalamnya yaitu :

a)         Pengirim, yaitu orang atau organisasi yang menyampaikan pesan.

b)        Pesan, yaitu berupa informasi, intruksi, gagasan,atau perasaan.

c)         Penerima, yaitu orang atau organisasi yang menerima pesan.

d)        Saluran, yaitu bagaimana pesan tersebut di formulasikan dalam ragam bahasa tulis dan di sajikan dalam format yang sesuai dengan keperluan.

B.     JENIS-JENIS SURAT

Sebagai mana disebutkan diatas, ada berbagai macam jenis surat yang umum beredar di masyarakat. Dalam kehidupan sehari-hari, kita mengenal bermacam-macam jenis surat.

Macam-macam jenis surat di kelompokkan menurut kriterianya :

1.         Berdasarkan  wujud surat

a)      Kartu pos

Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm.lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya, sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya di jual di kantor pos.

b)      Warkat Pos

Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat di lipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop.

Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang panjang dalam sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.

c)      Telegram

Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relative singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang sangat singkat.

2.         Berdasarkan Pembuatan Surat

a)         Surat pribadi

b)        Surat resmi

3.      Berdasarkan Pesan Surat

a)         Surat keluarga

b)        Surat setengah resmi

c)         Surat social

d)        Surat niaga

e)         Surat dinas

f)         Surat pengantar

g)        Berdasarkan Keamanan Pesan Surat

4.      Surat Sangat Rahasia

Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu Negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul yaitu sampul pertama di tuliskan kode SR yang merupakan singkatan dari Sangat Rahasia, pada sampul kedua di tuliskan kode SRS yang merupakan singkatan dari Sangat Rahasia Sekali.serta dikasih segel untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (Luar) di buat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain.

Contoh : surat dari kementrian luar negeri, surat untuk Negara-negara tetangga dan surat dokumen kementrian.

5.      Surat Rahasia

Jenis surat ini berisikan dokumen ringan yang pesanya hanya pantas di ketahui oleh satu atau beberapa pejabat atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul, yaitu sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari Rahasia atau Rahasia Sekali serta disegel , sedangkan sampul kedua  tidak diberi kode apa pun.

Contoh : surat tentang konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.

6.      Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat di ketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun.

Contoh : surat edaran dan surat undangan

7.      Berdasarkan Jumlah Pembaca surat

a)         Pengumuman

Pengumuman adalah surat yang di tujukan beberapa orang  instansi atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu.

Contoh : pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.

b)        Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan.

c)         Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk di ketahui oleh orang yang di tuju.

8.      Berdasarkan Penyelesaiannya Surat

a)         Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secara cepat.

b)        Surat Segera

Pesan dalam jenis surat ini perlu segera di sampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat

c)         Surat Biasa

Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti surat kilat dan surat segera.

9.      Berdasarkan Pengertian Umum

a)         Surat Terbuka

Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, baik perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di media masa atau di edarkan secara terbuka.

b)        Surat Tertutup

Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya di beri sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.

c)         Surat Kaleng

Surat kaleng adalah surat yang pengirimnya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas.Akan tetapi untuk beberapa hal perlu di perhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu.

C.    MACAM-MACAM SURAT

Surat secara umum di golongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila di tinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila di golongkan berdasarkan pemakaianya dapat di bagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi dan surat dinas.

1.         Surat Pribadi

Surat pribadi adalah yang ditulis oleh seseorangkepada orang lain atau sebuah kantor (instansi). Surat pribadi ada 2 macam yaitu :

a)         surat pribadi yang bersifat perorangan

b)        surat pribadi yang bersifat resmi.

Surat pribadi yang bersifat perorangan adalah surat yang di tulis oleh seseorang yang ditujukan kepada teman,saudara, atau orang tua. Surat yang bersifat resmi adalah  surat yang di tulis seseorang yang di tujukan kepada suatu organisasi atau kantor. Penulisan pribadi yang bersifat perorangan berbeda dengan surat pribadi yang bersifat resmi, terutama pada pemakaian bahasa. Bahasa dalam surat pribadi yang bersifat resmi lebih bersifat kaku dari pada bahasa yang di gunakan dalm surat pribadi yang bersifat perorangan.

2.      Surat Dinas

Surat dinas di gunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi.  Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis,alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalm bentuk surat keputusan dan surat instruksi.

Surat dinas merupakan bagian dari surat resmi yang berkaitan dengan kedinasan. Maka dari itu penulisan surat dinas harus memperhatikan pola penulisan surat resmi,yaitu menggunakan bahasa baku atau standar.

3.      Surat Resmi

     Surat resmi adalah surat yang di gunakan untuk kepentingan resmi,baik perseorangan,instansi maupun organisasi. Contohnya undangan,surat edaran,dan surat pemberitahuan. 

4.      Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal.

contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.